Als Maßnahme zur Kundenbindung ist der E-Mail Newsletter ein gängiges Mittel. Wenn die Anzahl der angemeldeten User steigt, steigt auch der Verwaltungsaufwand. Die Anmeldung erfolgt häufig über einfache E-Mail Nachrichten an einen Sachbearbeiter, welcher die Datenbank manuell aktualisiert und über ein weiteres Tool die Newsletter erstellt und versendet. Das Ergebnis: Der Aufwand ist höher als der Nutzen.
Das Newsletter Management System ermöglicht eine komplette Abbildung des Newsletter-Workflows über CoreMedia. Die An-/Abmeldung der Benutzer erfolgt über die Website des Kunden. Die Daten werden in einer SQL-Datenbank gespeichert. Die Pflege der Newsletter erfolgt direkt im CoreMedia Editor, über einen speziellen Dokumententypen. Dieser beinhaltet folgende Optionen:
Der Versand erfolgt über die Publikation des Dokumentes, wobei nur Dokumente aus dem Folder „Outbox“ berücksichtigt werden. Dies ermöglicht die Erstellung beliebig vieler Newsletter im Voraus. Über das Publikationsdatum kann zusätzlich der Versandtermin gesteuert werden. Am Ende eines Versand-Zyklus wird eine Status-Mail generiert, welche einen Überlick über den versandten Newsletter gibt. Alle versandten Newsletter werden automatisch in den Folder „Send“ verschoben.